El Servicio Nacional de Aprendizaje permite al estudiante realizar diferentes trámites o diligencias, cada una de ellas con un objetivo específico tal como se expone en el Capítulo 6 del Reglamento del Aprendiz SENA y como se verá a continuación.
Trámites realizados por los aprendices del SENA
Según el Artículo 10 del Reglamento del Aprendiz SENA, los trámites académicos «son aquellas diligencias que los Aprendices adelantan para obtener su registro académico o documentos originales o duplicados, tales como: certificados, títulos, actas de grado o constancias académicas, o para gestionar solicitudes de traslado, aplazamiento, reingreso y retiro voluntario.».
Ten presente que éstas solicitudes deben ser adelantadas por el mismo aprendiz ante el Subdirector de Centro en el formato que corresponda al trámite necesario, quien a su vez deberá responderlas dentro de los 10 días hábiles siguientes.
1. Registro académico
El Artículo 11 del mismo Reglamento, menciona que el registro académico es el procedimiento por medio del cual se protocolizan las acciones académicas y disciplinarias del Aprendiz SENA, actualizando a su vez, su ficha académica durante el proceso de formación.
De igual manera, es necesario tener en cuenta que es el Instructor, será el responsable de registrar oportunamente la información académica del aprendiz y el Coordinador Académico o quien haga sus funciones en el Centro, será el responsable de controlar el oportuno registro y la consolidación de la información de los resultados de la evaluación y situaciones académicas, que permitan el seguimiento y la certificación de los aprendices de manera oportuna.
2. Certificados y constancias académicas
Por su parte, el Artículo 12 de dicho reglamento, menciona que la certificación «es el procedimiento de administración de la formación a través del cual se hace el reconocimiento formal de los resultados obtenidos por el Aprendiz SENA durante su proceso de formación en términos de competencias para el desempeño laboral.».
Éstas certificaciones SENA se expiden por solicitud del aprendiz y con el fin de adelantar los estudios adicionales a los realizados en el Servicio Nacional de Aprendizaje o así mismo, para efectos laborales, intercambios u otro tipo de trámites que las requieran.
Dichos certificados SENA o constancias académicas, deben expresar la equivalente numérica que corresponda a la evaluación cualitativa del Aprendiz.
De igual manera, el Artículo 13 de la misma norma, menciona que la expedición por primera vez de tales certificados o títulos con sus respectivos documentos anexos, no tendrá costo alguno para el aprendiz.
Tales certificados o títulos serán expedidos por el Centro de formación quien los podrá emitir para programas de formación titulada o para curos de formación complementaria de la siguiente manera:
- Para programas de formación titulada: certificado o título, acta de grado si el programa la contempla, y constancia de estudio con evaluaciones.
- Para cursos de formación complementaria: en la fecha de la finalización del curso o dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, se expedirá y entregará al aprendiz el certificado correspondiente.
3. Expedición de duplicados
Según el Artículo 14 del Reglamento, la expedición de duplicados corresponde a certificados, constancias académicas o actas de grado, los cuales podrán solicitarse en el Centro o a través de medios electrónicos.
El costo de tales duplicados de certificados expedidos por medios físicos, será establecido por el Director General del Centro correspondiente.
4. Legalización de documentos académicos
Por su parte, el Artículo 15 contempla la legalización de documentos académicos SENA para apostille, lo cual consiste en la verificación de la validez de los mismos, a través de la firma autorizada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, el cual ratifica la autenticidad del documento.
Dicha legalización es exigida por el Ministerio de Relaciones Exteriores para el apostille de los diferentes documentos cuando son solicitados para trámites en otros países, cuyo trámite podrá consultarlo al responsable de registro y certificación del Centro.
Trámites que puede solicitar el Aprendiz SENA
Según el Artículo 16 del Reglamento del Aprendiz SENA, los siguientes son los trámites que puede solicitar según su necesidad:
1. Traslado
El traslado, es la solicitud escrita que debe realizar el Aprendiz, para solicitar el cambio de jornada o de Centro de Formación en el mismo programa en el que está matriculado o así mismo, en otro programa afín tecnológicamente, en el que se haya aplicado la misma prueba de selección en el proceso de ingreso.
Ten en cuenta que todo traslado está supeditado siempre a la disponibilidad de cupo que exista en el programa al cual te deseas trasladar.
Para solicitar el traslado, debes haber finalizado al menos el primer trimestre del proceso de formación y estar a paz y salvo con el SENA por todo concepto.
Por otro lado, cuando el aprendiz se encuentre sancionado con condicionamiento de matrícula, debe tener en cuenta que no se podrá trasladar, ni aplazar el proceso de formación.
2. Aplazamiento
El aplazamiento, es entendido como la solicitud que el Aprendiz puede realizar por escrito para retirarse de manera temporal, del programa de formación en el que se encuentra matriculado por un tiempo máximo de 6 meses calendario continuos o discontinuos, por alguno de los siguientes motivos debidamente comprobados:
- Enfermedad
- Maternidad
- Servicio militar
- Problemas de seguridad
- Calamidad doméstica
En el caso del servicio militar y las incapacidades por enfermedad o maternidad, el aplazamiento se dará por el tiempo que la instancia competente determine, previa presentación del soporte por parte del Aprendiz.
3. Reingreso
El reingreso, es el proceso en el que el Aprendiz vuelve e ingresa nuevamente al SENA y el cual a su vez, tiene una fecha límite que debe quedar consignada en el acto académico que concede la suspensión, pero el aprendiz así mismo, podrá solicitar su reingreso antes de esa fecha por escrito.
Es necesario tener en cuenta que en todos los casos, el reingreso está supeditado a la vigencia del programa y a la disponibilidad de cupo en el nivel de formación que se requiere.
En caso de no existir disponibilidad de cupo en la fecha de la solicitud de reintegro, el mismo podrá hacerse efectivo por parte del Centro de Formación en el momento en que exista esa disponibilidad, caso en el cual el reintegro efectivo podrá realizarse con posterioridad al año de iniciado el aplazamiento. En todo caso se informará por escrito al Aprendiz la fecha de reintegro o la imposibilidad del mismo.
Si el programa al que se solicita el reintegro no se encuentra vigente en el momento de la solicitud, el Comité de Evaluación y Seguimiento analizará la situación académica del Aprendiz, comparando el programa en que se matriculó, con el que está vigente, y establecerá las equivalencias entre las competencias y resultados de aprendizaje, definiendo los resultados de aprendizaje y competencias que le faltan al Aprendiz por realizar para completar el aprendizaje.
4. Retiro voluntario
Por último, el retiro voluntario es la solicitud que el Aprendiz del Servicio Nacional de Aprendizaje, puede realizar por escrito para retirarse de manera definitiva del programa de formación que esté cursando.
Dicha solicitud implica que el aprendiz no puede participar en procesos de ingreso a la institución durante los siguientes 6 meses contados a a partir del registro de la novedad en el Sistema de Gestión de la Formación.
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